Créer un flux automatisé avec Power Automate, Teams et Forms

Power Automate est un outil de Microsoft qui permet d'automatiser des tâches et des processus sans avoir besoin de coder. Il fait partie de la suite Power Platform, comme Power BI et Power Apps.

Power Automate permet de créer des flux automatisés pour :

• gagner du temps en évitant les tâches répétitives,
• connecter différentes applications (Microsoft 365, SharePoint, Teams, Outlook, etc., mais aussi des outils externes comme Google Drive, Slack, Trello, etc.),
• automatiser des actions selon des déclencheurs (exemple : recevoir un email → enregistrer les pièces jointes dans OneDrive → envoyer une notification sur Teams),
• créer des flux d’approbation (exemple : un employé soumet une demande de congé, son manager reçoit une notification pour l'approuver).

Concrètement, vous pouvez par exemple :

• automatiser des emails : envoyer automatiquement une réponse quand un email arrive dans une boîte de réception spécifique,
• gérer des fichiers : déplacer ou copier automatiquement des fichiers entre SharePoint, OneDrive et d'autres services,
• recevoir des notifications : recevoir une alerte Teams ou un SMS lorsqu'un fichier est modifié dans un dossier,
• créer des tâches : ajouter automatiquement une tâche dans Microsoft Planner lorsqu'un email contient un certain mot-clé,
• collecter de données : récupérer des informations depuis un formulaire Forms et les enregistrer dans une base de données.

Nous allons voir ici comment récupérer les données d'un formulaire Microsoft Form et notifier les équipes sur Teams de la réception des données de ce formulaire.

Notre formulaire contient les données suivantes :

1. date
2. nom
3. prénom
4. mail
5. service concerné (administratif ou commercial)
6. détails de la demande

Et nous devrons ensuite notifier sur Teams soit l'équipe administrative, soit l'équipe commerciale :

Pour commencer, rendez-vous sur Power Automate. Vous pouvez y accéder via ce lien.

Cliquez tout d'abord sur "Créer" dans le menu à gauche pour créer un nouveau flux.

Choisissez ensuite "Générer un flux de cloud automatisé".

Une fenêtre s'ouvre, elle va vous permettre de nommer votre flux et de choisir les déclencheurs. Dans notre exemple :

• nous appelons notre flux "Automatisation Microsoft Forms",
• nous choisissons comme déclencheur "Microsoft Forms : lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée".

N'oubliez pas de cliquer ensuite sur "créer".

Une nouvelle page apparaît, elle va vous permettre de continuer votre automatisation.

Cliquez ensuite sur la vignette au centre de la page, un menu s'ouvre à gauche de l'écran afin de vous connecter à votre compte Microsoft Forms et d'indiquer le nom de votre formulaire :

Il faut maintenant récupérer les valeurs du formulaire. Pour cela, cliquer sur le "+" sous la vignette et choisissez "Ajouter une action".

Un nouveau menu s'ouvre à gauche de l'écran, tapez "Forms" dans la barre de recherche .

Cliquez sur "Obtenir les détails de la réponse", ce qui vous permettra de récupérer l'ID du formulaire et l'ID de réponse.

Si vous souhaitez récupérer l'ID de réponse de manière dynamique, il faut cliquer sur "fx". Vous allez récupérer la réponse qui se trouve dans l'étape précédente. Pour cela, cliquez sur "Contenu dynamique", allez dans l'étape précédente qui s'appelle "Lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée" et récupérez l'ID de réponse.

N'oubliez pas de cliquer sur "Ajouter" !

Vous allez ensuite ajouter une action conditionnelle pour envoyer votre réponse sur Teams, soit à l'équipe administrative, soit à l'équipe commerciale. Pour cela, cliquer d'abord sur le "+" sous la dernière vignette et choisissez "Ajouter une action", puis aller dans la partie "Control" à gauche et enfin choisissez "Condition".

Cliquez sur l'éclair et choisissez "Concerne" dans "Obtenir les détails de la réponse". On va comparer cette valeur à "Administratif" et à "Commercial". Attention de bien écrire le nom des services car c'est sensible à la casse ! Ici, une seule condition suffit puisqu'on n'a que deux services.

Vous allez maintenant ajouter une action en cliquant sur le "+" dans "True". Tapez "Teams" dans la barre de recherche du menu à gauche et sélectionnez "Publiez le message dans une conversation instantanée ou un canal".

Un nouveau menu s'ouvre. Remplissez les différents champs. Pour le message, mettez du contenu dynamique, soit en choisissant les données directement avec l'éclair, soit en créant une fonction avec "fx".

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction "concat()" et cliquer sur les éléments prénom et nom, sans oublier d'ajouter un espace entre simples quotes entre les deux.

Réitérez les précédentes étapes avec "False" afin de créer le message pour l'équipe commerciale. La seule différence sera la valeur dans "Canal" qui sera "Commercial".

Et voilà, vous avez terminé la partie automatisation :

Cliquez sur "Enregistrer" dans le ruban. S'il y a une erreur dans la syntaxe ou l'automatisation, Power Automate va vous avertir avec un message d'erreur.

Vous allez maintenant pouvoir tester si cela fonctionne. Dans le ruban, cliquer sur "Tester", puis choisissez "Manuellement" et enfin cliquer sur "Tester" en bas de l'écran.

Le flux est alors en attente de réponse. Rendez-vous sur votre formulaire, cliquez sur "Collecter des réponses" et récupérez le lien du formulaire en cliquant sur "Copier le lien". Ouvrez ensuite un nouvel onglet internet, collez le lien, renseignez des informations dans le formulaire et enfin cliquez sur "Envoyer".

Vous n'avez plus qu'à vérifier que vous avez bien reçu un message dans le bon canal sur Teams.

Si cet article vous a plu, n'hésitez pas à nous consulter pour une formation Power BI ou une formation Power Automate.