Comment migrer votre reporting Excel vers Power BI

La migration d'un reporting Excel, avec ou sans code VBA, vers un outil d'informatique décisionnel est un enjeu fréquent dans les entreprises.

Cette migration présente plusieurs avantages :

• les données sont exactes et s'actualisent automatiquement
• les rapports peuvent être consommés en ligne par plusieurs utilisateurs simultanément
• des alertes et des envois par email, ainsi que des exports PDF peuvent être programmés
• les règles métier et les visualisations sont centralisées, et gouvernées par l'IT, ou par vos équipes

Comment s'organise cette migration ?

1. Recenser toutes les règles métier existantes et les centraliser

Avant toute chose, il faut que vous regroupiez tous les documents avec les règles métier,

qui peuvent être des tableurs Excel, des documents Word, des emails, des documents PDF, des présentations PowerPoint ...

• Si vous avez beaucoup de formules de calcul dans un fichier Excel, il sera nécessaire de transmettre ce fichier Excel.
• Si vous avez un tableau PDF avec les scenarii / règles applicables selon chaque situation, il sera également nécessaire de transmettre ce document.
• etc

2. Faire un schéma du processus, de l'architecture High Level du reporting actuel

Expliquer comment le système fonctionne actuellement est capital.

De cette compréhension dépend le choix de la nouvelle architecture du système.

De manière générale, un nouveau système doit s'affranchir des contraintes de l'ancien.

Par exemple, si l'ancien système imposait de saisir manuellement des données, ou de répéter beaucoup de tâches manuelles, le nouveau système doit automatiser cela s'il est bien pensé.

3. Faire une maquette des rapports finaux, tels qu'ils doivent s'afficher

 

Exemple de maquette

Vos rapports sont les éléments que vous montrez à vos supérieurs, à vos clients, à vos collaborateurs. Leur qualité est donc irréprochable, et leur aspect visuel doit être strictement conforme à vos attentes.

PS : En fonction de la complexité de votre projet, fexce seul pourrait être insuffisant

Faut-il une base de données ? Si vos données sont massives, multiples, et qu'elles doivent être actualisées très fréquemment (par exemple toutes les 5 minutes), votre projet correspond alors à la définition du Big Data (Volume, Variété, Vitesse).

Mettre en place une base de données est alors une piste sérieuse à envisager. Privilégiez les bases de données Microsoft ! Il n'y aura aucun connecteur à installer. (Azure SQL peut être un très bon choix par exemple).

MYPE, spécialiste des migrations complexes depuis Excel vers Power BI, est habitué aux projets à fort impact.

Nous avons par exemple généré des rapports PDF de 9 pages pour notre client Total. Pour ce même client, nous avons migré des milliers de lignes de code VBA vers Power BI.

Pour EY France, nous avons créé un système permettant de générer automatiquement des organigrammes, ce qui a permis d'automatiser de nombreuses actions humaines.

Si vous souhaitez savoir pourquoi Excel est selon nous dépassé, n'hésitez pas à lire cet article.

Nos experts vous attendent si vous désirez migrer votre prochain projet vers Power BI.