Comment s’abonner à un rapport sur Power BI ?

8 juillet 2022

La fonctionnalité d’abonnement sur Power BI Service permet de s’abonner aux rapports et aux tableaux de bord qui nous intéressent. Nous recevons une capture du rapport, ainsi qu’un lien nous permettant d’avoir accès au rapport et/ou tableau de bord. La fonctionnalité « Alerte », quant à elle, permet de recevoir une notification ou un mail sur le visuel carte où elle est présente.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir un tutoriel pour apprendre à s’abonner à un rapport et à créer une alerte sur Power BI Service.

 

 

Qu’est-ce que le système d’abonnement sur Power BI Service ?

 

Le système d’abonnement permet d’envoyer des mails à différentes fréquences. Cependant, il faut pour cela paramétrer les personnes qui recevront les mails, ainsi que la fréquence du mail (toutes les heures, tous les jours ou de manière hebdomadaire).

À travers l’abonnement, nous pouvons envoyer à la fois un mail à une personne ou à une liste de diffusion. Par défaut, un abonnement ne permet d’afficher qu’une seule page du rapport. La solution, pour éviter cette limitation, est de créer un abonnement non pas dans le rapport, mais dans un tableau de bord.

Ainsi, nous allons épingler les différentes pages du rapport en question dans le tableau de bord, ce qui va nous permettre à la fin d’avoir un abonnement sur plusieurs pages.

 

Créer un abonnement classique

 

La création d’un abonnement s’effectue après avoir créé et publié notre rapport sur Power BI Service. Nous pourrons alors appliquer un abonnement à notre rapport. Pour cela, cliquez sur l’onglet « S’abonner » puis « Ajouter un nouvel abonnement ».

À présent, vous devez définir les paramètres de l’abonnement (adresse de messagerie, date de début / fin, fréquence ect …), puis terminer la procédure en sauvegardant l’abonnement paramétré.

Capture d’écran d’un rapport sur Power BI Service.

Nous pouvons voir ci-dessus un aperçu du résultat de l'abonnement.

 

 

Créer un abonnement sur plusieurs pages (TDB)

 

La création d’un abonnement sur plusieurs pages s’effectue de la même manière que pour un abonnement classique utilisant un tableau de bord. Néanmoins, le point qui diffère avec la méthode classique concerne l’utilisation de pages épinglées. La mise en place d’un abonnement sur plusieurs pages s’effectue donc à travers les étapes suivantes :

  1. Choisir les pages du rapport à épingler ;
  2. Épingler les pages au tableau de bord où l’on souhaite appliquer l’abonnement ;
  3. Sur le tableau de bord, cliquer sur l’onglet « S'abonner » ;
  4. Remplir les paramètres de l'abonnement ;
  5. Sauvegarder le tableau de bord.

 

Comment créer une alerte ?

 

Les alertes ne fonctionnent que sur les visuels cartes dans les tableaux de bord. À la différence des abonnements, les alertes utilisent la notion de « Seuil ». Lorsque le nombre est au-dessus ou en dessous du seuil établi, le tableau de bord envoie une alerte soit sous la forme d’une notification soit sous la forme d’un mail. À noter qu’il existe également la possibilité d’utiliser les alertes avec Power Automate.

Pour créer une alerte sur Power BI Service, vous devez dans un premier temps vous rendre sur votre tableau de bord. Ensuite, cliquez sur l’icône « Plus d’options » du visuel carte, puis sélectionnez « Manage alerts » ou « Gérer les alertes ». Paramétrez l’alerte en question et sauvegardez vos modifications.

 

Comment créer une alerte avec Power Automate ?

 

Très apprécié des professionnels, Power Automate est une solution spécialisée dans l’automatisation des workflows ayant pour principal objectif d’optimiser les activités professionnelles d’une entreprise. Pour créer une alerte avec Power Automate, vous devez :

  1. Rechercher Power BI dans la barre de recherche ;
  2. Choisir dans la liste ;
  3. Faire la première partie de paramétrage ;
  4. Faire la deuxième partie de paramétrage ;
  5. Appliquer sur Power BI Service la programmation effectuée sur Power Automate

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