Comment utiliser et réutiliser des datasets sur Power BI ?

Vous souhaitez partager un jeu de données avec vos collaborateurs dans l’objectif de créer des rapports ? Découvrez à travers ce tutoriel, comment utiliser et réutiliser des datasets (également appelés jeux de données), avec la solution Microsoft Power BI.

Qu’est-ce que des « Datasets » ?

Les datasets représentent un ensemble de valeurs ou de données numériques, exploitables sous différents formats (graphique, courbe, tableau …).

Au sein d’une entreprise, il n’est pas rare pour des collaborateurs de devoir travailler en équipe sur un seul et même rapport, avec des données communes.

Avec la solution d’analyse et de visualisation de Microsoft Power BI, il est justement possible de créer des jeux de données et de définir les utilisateurs qui sont autorisés à accéder à l’ensemble des informations. Cette fonctionnalité très pratique vous offre en effet de nombreux avantages :

• Centraliser l’ensemble des données au même endroit, ce qui facilite les mises à jour et assure l’unicité, la cohérence et la fiabilité des informations ;
• Optimiser le travail en équipe, renforcer la cohésion de groupe et booster les performances de l’entreprise ;
• Utiliser plusieurs rapports de données basés sur un seul et même dataset.

À noter que la gestion des datasets est accessible depuis la plateforme Power BI Service.

Power BI : Partager un jeu de données avec d’autres utilisateurs pour créer des rapports

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à utiliser et réutiliser un jeu de données pour faire en sorte que ce dernier soit accessible à un groupe de plusieurs personnes, dans l’objectif de créer des rapports.

À savoir que lorsque l’on publie un rapport sur Power BI Service, le jeu de données associé à ce même rapport va également être importé, mais de manière indépendante. Et c’est ce même jeu de données que vous allez pouvoir réutiliser plusieurs fois.

Pour ce faire, vous devez dans un premier temps vous rendre dans l’onglet « Jeux de données Power BI » situé dans le ruban, et sélectionner le jeu de données correspondant. Dans le panneau « Champs » du logiciel Power BI, vous avez notamment un aperçu du contenu (table) que comporte votre jeu de données. À partir de ces éléments, vous avez donc la possibilité de générer des visuels, ainsi que des rapports.

Pour permettre à plusieurs de vos collaborateurs d’avoir accès au dataset, rendez-vous dans votre espace de travail sur Power BI Service.

Après avoir sélectionné le jeu de données correspondant, cliquez sur « Gérer les autorisations ». Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter des utilisateurs, ainsi que de paramétrer leurs droits d’utilisation.

Dorénavant, votre jeu de données est accessible à l’ensemble des membres de votre équipe afin de vous permettre de travailler efficacement.

Sur Power BI Service, vous avez également la possibilité de partager directement votre espace de travail, afin que vos collaborateurs puissent avoir accès à toutes vos informations de manière simple et rapide.

Pour ce faire, rendez-vous dans votre espace de travail et cliquez sur l’onglet « Accès à l’espace de travail ». Une boîte de dialogue s’ouvre et vous invite à paramétrer l’interface en renseignant les noms et les adresses mails de vos collaborateurs, et en définissant le rôle attribué à chacun (administrateur, membre, collaborateur …).

À présent, vous pouvez créer un rapport à partir du jeu de données correspondant et le partager entre les différents membres de votre équipe (accessible dans l’onglet « Jeux de données »).

En sélectionnant l’onglet « Afficher la traçabilité », vous pourrez notamment analyser l’usage de votre jeu de données et vérifier ainsi le nombre de rapport correspondant à ce même jeu de données.