Créer un flux avec Power Automate pour actualiser un jeu de données et envoyer un message sur Teams

4 janvier 2023

Power Automate (anciennement Microsoft Flow) est une solution de Microsoft qui permet d'automatiser les tâches courantes et les workflows dans le cloud. Grâce à ses nombreux déclencheurs et actions, il est possible de configurer des "flows" (flux de travail) pour accomplir automatiquement des tâches telles que l'envoi d'emails, la création de tâches dans un outil de gestion de projets, l'exécution de requêtes sur une base de données, et bien d'autres encore.

Power Automate est particulièrement utile pour les entreprises et les organisations qui cherchent à améliorer leur efficacité en automatisant des tâches répétitives et en simplifiant les workflows complexes. Cependant, il peut également être bénéfique pour les individus qui souhaitent gagner du temps en automatisant certaines de leurs tâches quotidiennes.

Dans cet article, nous allons découvrir comment créer un flux avec Power Automate pour actualiser un jeu de données et envoyer un message sur Teams en cas de succès. Nous partons de données stockées sur un SharePoint Folder (dossier SharePoint).

Dans ce dossier, on peut ajouter, modifier ou supprimer un fichier. On veut donc automatiser le processus d’actualisation des données sans avoir à aller sur power bi service pour lancer l’actualisation du jeu de données et ensuite d’envoyer un message aux collègues pour les prévenir de l’actualisation effectuée.

Voici une image du SharePoint Folder d’où nous allons partir pour effectuer les actions suivantes.

Ensuite, allons sur Power Automate pour créer le flux qui actualisera les données et enverra un message sur Teams.

Arrivés sur la page de Power Automate après s’être connectés, nous retrouvons sur la gauche quelques fonctionnalités rapides qui sont les suivantes :

Accueil : cette section vous permet de consulter les derniers flows que vous avez créés ou modifiés, ainsi que les activités récentes de votre compte. Vous pouvez également accéder aux différents modèles et exemples de flows disponibles pour vous aider à démarrer.

Flows : cette section vous permet de consulter tous les flows que vous avez créés ou auxquels vous avez accès, ainsi que leur état (en cours d'exécution, en attente, etc.). Vous pouvez également créer de nouveaux flows à partir de cette section.

Connecteurs : cette section vous permet de consulter tous les connecteurs que vous avez utilisés dans vos flows, ainsi que leur état de connexion (connecté, déconnecté, etc.). Vous pouvez également ajouter de nouveaux connecteurs à partir de cette section.

Modèles : cette section vous permet de consulter les modèles de flows disponibles pour vous aider à démarrer rapidement. Vous pouvez également enregistrer vos propres modèles de flows pour les réutiliser ultérieurement.

Ensemble de données : cette section vous permet de consulter les jeux de données que vous avez créés ou auxquels vous avez accès, ainsi que leur état (actif, inactif, etc.). Vous pouvez également créer de nouveaux jeux de données à partir de cette section.

API : cette section vous permet de consulter les API que vous avez créées ou auxquelles vous avez accès, ainsi que leur état (actif, inactif, etc.). Vous pouvez également créer de nouvelles API à partir de cette section.

Mon compte : cette section vous permet de consulter les informations de votre compte, comme votre nom d'utilisateur, votre adresse e-mail, votre abonnement, etc. Vous pouvez également accéder à des options de paramétrage avancé, comme la gestion des utilisateurs et des autorisations, la gestion des alertes, etc.

Pour notre exemple, nous devons cliquer sur « Créer » puis sur « Flux de cloud automatisé ».

Choisissons un nom pour notre flux, ensuite son déclencheur qui débutera dès qu’un fichier est ajouté ou modifié dans un dossier, SharePoint puis cliquer sur créer.

Ajoutez par la suite "renseigner les éléments requis", l’adresse du site, le nom de la bibliothèque et le dossier.

Ce qui nous donne le résultat suivant.

La prochaine étape sera d'ajouter l'actualisation du jeu de données Power BI en question « Rapport RH ». Il faudra rechercher dans la barre de recherche de la nouvelle étape le connecteur Power BI.

Dans la partie Action, il faut choisir « Actualiser un jeu de données ».

Puis indiquer l’espace de travail et le jeu de données.

Maintenant, il ne reste plus qu’à ajouter une étape qui envoie un message, une notification ou un mail. Dans notre cas, on choisit l’envoi de message sur Teams.

On ajoute une nouvelle étape Microsoft Teams.

 Et on sélectionne l’action suivante « Publier le message dans une conversation instantanée ou un canal ».

On modifie « publier en tant que » pour mettre Utilisateur à la place de Bot de flux, ensuite on modifie les paramètres « Publier dans », « Group chat » et « Message » pour qu’il corresponde au groupe et au message que nous voulons comme ci-dessous.

On peut Enregistrer et tester le flux pour voir si tout fonctionne correctement.

Pour la partie test du flux, on clique tout d’abord sur Tester en haut à droite de la barre de menu du haut.

Power Automate nous propose 2 solutions de test manuellement en exécutant le flux et en déclenchant la première étape en ajoutant ou modifiant un fichier du dossier SharePoint.

La deuxième solution Automatiquement qui permet d’exécuter le flux sur une ancienne exécution fait manuellement.

Nous choisirons donc pour commencer « Manuellement » et nous cliquerons sur « Tester ».

Nous modifierons ou ajouterons un nouveau fichier au dossier SharePoint.

Lorsque que le flux fonctionne parfaitement, on peut voir dans Power BI Service le jeu de données actualisé.

Voici le message obtenu sur Teams.

En conclusion, Power Automate est un outil puissant et polyvalent qui permet d’automatiser les tâches et les processus de votre entreprise. Grâce à ses nombreux connecteurs et fonctionnalités, il est possible de créer des flows pour réaliser des actions dans de nombreuses applications et services, comme SharePoint, Dynamics 365, Office 365, etc. Power Automate est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité en automatisant des tâches répétitives et fastidieuses. En utilisant Power Automate, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

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