Comment utiliser les signets (bookmarks) dans Power BI ?

27 janvier 2022

Lorsque l’on construit un rapport dans Power BI Desktop, il est possible d’utiliser des signets (bookmarks). Cet outil incontournable de Power BI va vous permettre de gérer l’état d’un rapport. Plus concrètement, le signet peut par exemple gérer l’affichage alternatif des données en transformant des valeurs en pourcentage via un simple bouton.

Vous trouverez ci-dessous un lien vers notre vidéo qui traite de ce sujet :

Vous pouvez enregistrer dans un signet des filtres, des mises en surbrillance ou des tris. Ainsi vous pouvez enregistrer un état précis de votre rapport dans un signet et partager cet état à d’autres utilisateurs du rapport.

Nous allons partir de l’exemple suivant : imaginons que nous avons une table unique intitulée « CA » avec des colonnes « Pays », « Commercial », « Produit », « CA_réa », « CA_obj », « Variation_valeur » et « Variation_% ».

A partir de ces données, nous construisons un segment qui filtre sur le commercial. Nous affichons également deux histogrammes, le premier est construit avec des données relatives et le second avec des données en valeur. Enfin, nous avons respectivement en pied de page deux visuels liés à ses histogrammes.

Nous avons pour objectif de rendre possibles les différents affichages ci-dessous :

  • Créer un rapport filtré uniquement sur « France », « Italie » et « Espagne ».
  • Cacher à l’aide de boutons les visuels dont les montants sont en valeurs ou en pourcentage.

 

Tout se passe dans Power BI Desktop.

Commençons par l’état du rapport filtré sur « France », « Italie » et « Espagne ».

Pour ce faire, cliquez sur « Signets » et « Sélection » dans le menu « Afficher ». Les panneaux respectifs s'ouvrent sur la droite.

Le panneau "Signets" permet de créer des "vues" ou états.

Le panneau "Sélection" recense l'ensemble des visuels d'une page et permet ou non de voir leur affichage.

Dans le panneau « Signets » ajouter simplement deux signets. L’un que vous nommerez « Filtre » et l’autre « Sans filtre ».

Le but maintenant est d'enregistrer un filtre dans un signet.

Dans le panneau « Sélection » positionnez-vous sur « Variation_valeur par Produit ». Puis insérez dans le champ « Filtres sur ce visuel » du panneau « Filtres » le champ « Pays ». Enfin, sélectionnez dans le filtre : « France », « Italie » et « Espagne ».

Recommencez l’opération avec le visuel « Variation_% par Produit ».

Le but maintenant est de s'assurer la sauvegarde des filtres dans notre signet.

Dans le panneau « Sélection », sélectionnez « Variation_% par Produit » et « Variation_valeur par Produit ». Puis positionnez vous sur « Filtre » dans le panneau « Signets » puis cliquez sur « … ». Enfin, veillez à ce que « Tous les visuels » soient désélectionnés avant de cliquer sur « Mettre à jour ».

Positionnez vous maintenant sur le signet « Sans filtre ». Vous constaterez que les visuels n’ont plus de filtres. Toutefois, si vous alternez la sélection entre les deux signets, vous constaterez que l’état de votre rapport change.

Vous avez donc réussi à créer un état du rapport filtré uniquement sur « France », « Italie » et « Espagne ». Un autre utilisateur pourra consulter le rapport dans l’état que vous souhaitez.

Nous allons maintenant répondre au deuxième objectif qui est de cacher à l’aide de boutons les visuels dont les montants sont en valeurs ou en pourcentage.

Commençons par masquer les visuels du rapport qui fonctionnent avec nos données en pourcentage. Pour cela, positionnez-vous dans le volet « Sélection » et cliquez sur l’icône en forme d'œil afin de masquer chacun des deux visuels.

Ajoutez un signet que vous nommerez « Valeur ». Dorénavant à chaque fois que vous allez cliquer sur le signet « Valeur », l'état ci-dessous s’affichera.

Ensuite nous allons créer l’état du rapport pour lequel nos valeurs seront cachées. Pour cela, il faut respecter l’ordre des étapes suivantes.

  • Premièrement, exposez les visuels en pourcentage précédemment cachés dans « Sélection ».
  • Deuxièmement, cachez les visuels en valeur.
  • Troisièmement, créez le signet que vous nommerez « Relatif ».

Si vous alternez la sélection entre les deux signets « Relatif » et « Valeur », vous devriez avoir à chaque fois un état du rapport différent.

Maintenant, que les signets sont créés, on va créer les boutons. Dans le menu « Insérer », sélectionnez « Formes » puis « Rectangle ». Enfin, positionnez-le dans le canevas comme ci-dessous.

Vous remarquerez que lorsque vous sélectionnez votre rectangle, le panneau « Format de la forme » apparaît sur la droite.

Dans ce panneau, insérez le champ « Relatif » dans l'option « Texte ».

Plus bas dans ce même panneau vous trouverez « Action ». Paramétrez « Type » sur « Signet ». Ensuite, juste en dessous, paramétrez « Signet » sur « Relatif ».

Réitérer les mêmes opérations précédentes mais cette fois avec « Valeur ».

En maintenant « CTRL + clic gauche » sur chacun de vos boutons, l’état de votre rapport doit varier.

Nous avons maintenant rempli notre objectif. En effet, nous avons caché à l’aide de boutons les visuels dont les montants étaient en valeurs ou en pourcentage.

Le signet est un outil qui va permettre de donner un état à votre rapport. Cet état pourra être partagé via d’autres utilisateurs. Ce dernier est un outil qui fait l'objet de plusieurs questions du DA-100. Pour plus d'information, consultez notre article.

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