Automatisation du Reporting : Voici les solutions MYPE

Aujourd’hui, le Reporting est omniprésent dans les entreprises, quelle que soit leur taille.

Chaque année, chaque trimestre, chaque mois, et parfois même chaque jour, les sociétés doivent produire des rapports, mettre à jour des indicateurs, construire des tableaux de bord, rafraîchir des données ou élaborer des slides.

Cette tâche est parfois chronophage, difficile, longue et complexe. Souvent encore faite manuellement, elle peut générer de la frustration pour la personne qui en a la charge, qui de plus peut commettre des erreurs.

MYPE, spécialiste français de l’automatisation des processus avec les technologies Power BI et VBA (Visual Basic for Applications, de Microsoft), s’est longuement penché sur le paradigme de l’automatisation du Reporting et propose plusieurs solutions :

• Méthode Microsoft OLE® (Object Linking & Embedding) : une technologie initialement conçue par Microsoft qui permet de lier (« Link ») ou d’incorporer (« embed ») des objets tels que des graphiques, des formes ou des textes entre plusieurs documents Microsoft Office.

• Lier les objets : il est possible de lier une présentation PowerPoint à un document Excel, pour que les objets du PowerPoint soient mis à jour automatiquement. Cette méthode est efficace malgré quelques limitations : le fichier source ne doit jamais changer de nom, il ne doit pas non plus changer d’emplacement. Toutefois, des bugs peuvent apparaître lors de la mise à jour des données : graphiques au mauvais format, objets non mis à jour, affichage incorrect de ceux-ci…

• Incorporer les objets : l’incorporation est une méthode qui consiste à stocker le jeu de données sources d’un graphique dans la présentation elle-même. Par exemple, un PowerPoint avec 5 graphiques contiendra également en son sein les sources (généralement des fichiers Excel, mais pas uniquement) des graphiques. Cette méthode ne nécessite donc pas d’avoir un fichier source séparé, et retire donc les problématiques de la méthode précédente (emplacement et nom du fichier). Le véritable problème de cette méthode est qu'en ajoutant les sources de données dans les supports de Reporting, celles-ci ajoutent mécaniquement la taille du fichier source à leur propre taille de fichier. Ainsi, une présentation de plusieurs dizaines de graphiques peut facilement peser plusieurs centaines de Mégaoctets.

• Solution MYPE PowerPointUpdateEasier™ : nous avons conçu un système reposant sur la technologie VBA (Visual Basic for Applications) permettant de mettre à jour automatiquement vos données depuis Excel vers PowerPoint, en une seule action : appuyer sur le bouton « Update ». Des paramétrages sont nécessaires pour mettre en œuvre ce système, mais pour vous, un seul clic suffit.

• Solution MYPE MigrateToDataViz™ : nous prenons en charge la migration de votre Reporting vers un outil de Business Intelligence. Vos rapports PowerPoint se transforment en visualisations dynamiques et accessibles via le Cloud. Selon les cas, aucune action n’est nécessaire, en effet, nous avons notamment planifié une actualisation des données lors de migrations pour Orange et Saft Batteries (filiale du groupe Total).

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