Si vos sources de données ne sont pas dans le cloud (fichiers Excel sur un serveur interne, base de données SQL locale, etc.), Power BI ne peut pas y accéder directement depuis le service en ligne. C’est là qu’intervient la passerelle de données (on-premises data gateway).
Concrètement, il s'agit d'un petit programme à installer sur un ordinateur ou un serveur constamment allumé. Il crée une liaison sécurisée entre Power BI Service et vos données locales. Grâce à elle, Power BI peut interroger vos sources et récupérer les nouvelles données, sans que vous ayez à republier manuellement vos rapports.
Cette configuration est indispensable pour maintenir des rapports à jour dans un environnement hybride (local + cloud). Elle demande un peu de configuration au départ, mais s’avère vite incontournable en entreprise.
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Une fois vos sources connectées, vous pouvez définir un planning d’actualisation dans Power BI Service. Cela permet à vos rapports de se mettre à jour automatiquement, selon un rythme adapté à vos besoins (par exemple tous les matins à 7h).
Avec une licence Power BI Pro, vous pouvez effectuer jusqu’à 8 actualisations par jour. En Premium, ce nombre monte jusqu’à 48, soit une actualisation toutes les 30 minutes. C’est utile pour les environnements critiques (comme les centres d’appels, la logistique ou les ventes en temps réel), mais pour la plupart des usages, une ou deux actualisations quotidiennes suffisent.
Prenez soin d’adapter la fréquence d’actualisation à la nature de vos données : inutile d’actualiser en permanence un fichier qui ne change qu’une fois par semaine.
Lisez notre article sur l’actualisation planifiée pour en apprendre davantage !
Chaque connexion entre Power BI et une source de données repose sur des identifiants. Si ces derniers deviennent obsolètes, suite à un changement de mot de passe, une modification des droits d’accès ou une configuration réseau, l’actualisation échouera.
Pour éviter cela, pensez à vérifier régulièrement l’état de vos identifiants dans Power BI Service, via les paramètres du jeu de données. Vous pouvez également activer les notifications d’échec par e-mail afin d’être alerté immédiatement en cas de problème. Une surveillance proactive vous évitera bien des mauvaises surprises, notamment si plusieurs rapports dépendent de cette connexion.
En cas d’échec lors de l’actualisation de vos données, Power BI propose plusieurs outils pour identifier rapidement l’origine du problème :
Ces outils de suivi et d’alerte vous permettent de maintenir vos tableaux de bord à jour et fiables, sans mauvaise surprise pour les utilisateurs.
Vous débutez avec l’actualisation automatique ou vous souhaitez revoir les étapes ?
Découvrez notre tutoriel vidéo pour apprendre pas à pas à planifier et sécuriser l’actualisation de vos données dans Power BI Service :
