Planifiez l’actualisation de vos données

Configurer une passerelle (gateway) si vos données sont stockées en local

Si vos sources de données ne sont pas dans le cloud (fichiers Excel sur un serveur interne, base de données SQL locale, etc.), Power BI ne peut pas y accéder directement depuis le service en ligne Power BI Service.
C’est là qu’intervient la passerelle de données (on-premises data gateway).

Concrètement, il s'agit d'un petit programme à installer sur un ordinateur ou un serveur constamment allumé. Il crée une liaison sécurisée entre Power BI Service et vos données locales. Grâce à cette passerelle, Power BI peut interroger vos sources et récupérer automatiquement les nouvelles données, sans avoir à republier manuellement vos rapports.

Cette configuration est indispensable pour maintenir vos rapports à jour dans un environnement hybride (local + cloud). Elle demande un peu de configuration initiale, mais s’avère vite incontournable pour les entreprises.

Pour en savoir plus sur les passerelles, cliquez ici !

Définir une fréquence d’actualisation

Une fois vos sources connectées, vous pouvez planifier l’actualisation automatique de vos données dans Power BI Service. Cela permet à vos rapports de se mettre à jour selon un rythme adapté à vos besoins (par exemple tous les matins à 7h).

Avec une licence Power BI Pro, vous pouvez effectuer jusqu’à 8 actualisations par jour. En Premium, ce nombre monte jusqu’à 48 actualisations quotidiennes (toutes les 30 minutes).
 C’est particulièrement utile pour les environnements critiques — centres d’appels, logistique, ventes en temps réel — mais pour la plupart des usages, une ou deux actualisations par jour suffisent.

Pensez à adapter la fréquence d’actualisation à la nature de vos données : inutile d’actualiser un fichier hebdomadaire toutes les heures.

Lisez notre article sur l’actualisation planifiée pour en apprendre davantage !

Vérifier la validité des identifiants

Chaque connexion entre Power BI et une source de données repose sur des identifiants d’accès.
Si ceux-ci deviennent obsolètes — changement de mot de passe, modification des droits d’accès, configuration réseau — l’actualisation échouera.

Pour éviter cela :

• Vérifiez régulièrement l’état de vos identifiants dans Power BI Service (paramètres du jeu de données).
• Activez les notifications d’échec par e-mail afin d’être alerté immédiatement en cas de problème.

Une surveillance proactive vous évitera bien des mauvaises surprises, surtout si plusieurs rapports dépendent de la même connexion.

Outils de diagnostic en cas d’échec d’actualisation

Power BI propose plusieurs outils pour identifier rapidement l’origine d’un problème d’actualisation :

• Historique des actualisations : indique si chaque tentative a réussi ou échoué, avec un message d’erreur détaillé.
• Paramètres du dataset : permet de mettre à jour les identifiants, vérifier la planification et contrôler l’état de la passerelle.
• Notifications automatiques : possibilité d’être alerté par e-mail en cas d’échec d’actualisation.
• Application Metrics (environnement Premium) : pour surveiller les performances globales de vos rapports et jeux de données.

Ces outils de suivi et d’alerte garantissent des tableaux de bord fiables et toujours à jour, sans interruption pour les utilisateurs.

Vous débutez avec l’actualisation automatique ?

Découvrez notre tutoriel vidéo pour apprendre, étape par étape, à planifier et sécuriser l’actualisation de vos données dans Power BI Service.