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La plateforme Power BI Service offre une pléthore de fonctionnalités permettant une gestion fluide des données. Parmi elles, la possibilité de planifier l'actualisation d'un rapport est un outil précieux pour toute entreprise cherchant à garder ses données à jour sans intervention manuelle constante. Voici un guide pratique pour comprendre et mettre en œuvre cette fonctionnalité en passant d'une source de données locale à une source cloud, en utilisant SharePoint comme exemple.
Nous vous invitons à regarder notre vidéo YouTube qui traite de ce cette pratique.
L'un des problèmes courants que rencontrent de nombreux utilisateurs de Power BI est l'impossibilité d'actualiser un rapport dont les fichiers sources sont stockés localement. Ce problème est illustré par une erreur indiquant une impossibilité de connexion en raison du stockage local des sources de données.
La solution? Transférer les sources locales vers un espace en ligne, comme SharePoint.
La première étape consiste à déplacer les fichiers sources, par exemple des fichiers Excel, vers SharePoint.
Une fois les fichiers sur SharePoint, ouvrez-les via Excel. Accédez à "Fichier", puis "Informations" pour copier le chemin d'accès du fichier.
Retournez sur votre Power BI Desktop et rendez-vous dans le Power Query de votre rapport. La première étape de chaque requête, c'est-à-dire la source, doit être modifiée. Remplacez le paramètre "file" par "web" pour changer le mode d'import des données. Puis, remplacez le chemin d'accès initial par celui copié depuis SharePoint. Veillez à ce que le lien se termine par le nom du fichier et son extension. Si votre rapport contient plusieurs requêtes, répétez cette étape pour chacune d'elles.
Une fois les modifications effectuées, fermez et appliquez les changements. Publiez ensuite le rapport sur Power BI Desktop. Sur Power BI Service, après une petite actualisation, la connexion réussie devrait s'afficher dans l'état de la connexion des sources de données.
Avec les données désormais sur le cloud, vous pouvez planifier des actualisations automatiques :
Sur Power BI Service, cliquez sur les trois petits points à côté de votre rapport et allez dans ses paramètres.
Parfois, Power BI Service pourrait demander de modifier les informations d'identification. Dans ce cas, sélectionnez "OAuth 2" pour la méthode d'authentification et "professionnel" pour le niveau de confidentialité de cette source de données.
Sous l'option "Actualiser", définissez la fréquence et l'heure d'actualisation. Vos données seront alors automatiquement mises à jour selon les paramètres définis, sans nécessiter d'intervention manuelle.
Pour conclure l'actualisation planifiée sur Power BI Service est un atout majeur, permettant d'assurer une mise à jour constante des données. La transition des sources de données du stockage local au cloud, comme SharePoint, est la clé pour exploiter pleinement cette fonctionnalité. Suivez ces étapes, et profitez d'une gestion des données simplifiée et automatisée.
Merci d'avoir lu cet article, vous pouvez retrouver nos vidéos explicatives sur Power BI sur notre chaîne YouTube ou en cliquant ici, nous abordons aussi ces pratiques durant nos formations Power BI.