Les fonctionnalités à connaître

Des fonctionnalités avancées pour aller plus loin

Certaines fonctionnalités de Power Query demandent un peu de pratique.
Elles offrent une grande souplesse pour répondre à des besoins avancés, mais sont moins intuitives que les transformations de base.
Pas d’inquiétude : vous trouverez ci-dessous toutes les ressources nécessaires pour vous guider pas à pas.

Ajouter des colonnes

Power Query propose plusieurs manières d’ajouter des colonnes à une table existante, chacune adaptée à un usage spécifique. Nous en avons noté 6 mais en réalité il y en a bien plus, que nous ne pourrons pas toutes décrire.

Colonne personnalisée

La colonne personnalisée, c’est la plus polyvalente. Elle permet d’écrire des formules en langage M pour créer des colonnes sur mesure. C’est l’option la plus puissante, mais elle demande de connaître les bases de ce langage. Chaque colonne personnalisée est nommée par défaut "Custom Column". Débutants s'abstenir ! Pour en apprendre davantage, c’est par ici.

Colonne conditionnelle

La colonne conditionnelle, elle, permet de créer une nouvelle colonne en fonction de règles simples. Par exemple, si la valeur d’une autre colonne dépasse un certain seuil, afficher "Oui", sinon "Non". Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs, y compris les débutants. Sympa non ? Suivez ce lien pour apprendre à en créer.

Colonne d'index

La colonne d'index, elle, est utile pour ajouter un numéro de ligne ou créer un classement. Elle est souvent utilisée comme identifiant temporaire, ou pour des opérations de tri ou de comparaison.

Colonne à partir d'exemples

Il y a également la colonne à partir d'exemples, une méthode semi-automatique dans laquelle vous fournissez un ou plusieurs exemples de la valeur attendue, et Power Query tente de deviner la transformation à appliquer. Cela fonctionne bien pour des cas simples. Nous vous montrons ici comment utiliser cette fonctionnalité.

Dupliquer une colonne

Vous pouvez également dupliquer une colonne, tout simplement, pour y appliquer une transformation sans altérer les données d’origine...

Fusionner / ajouter des requêtes

La fusion de requêtes, ou jointure, équivaut à ajouter des colonnes. Elle permet de rapprocher 2 requêtes qui ont une colonne en commun appelée “clé primaire”. Découvrez en détails dans cet article les quatre types de fusion :

• la fusion interne
• la fusion externe gauche
• la fusion externe droite
• la fusion externe entière

Et ce tutoriel vidéo vous explique en 3 minutes top chrono comment fusionner deux requêtes :

💡Bon à savoir : ne confondez pas fusion de requêtes et ajout de requêtes ! Il est important de bien distinguer ces deux opérations : fusionner, c’est ajouter des colonnes / ajouter, c’est ajouter des lignes.

Pivoter / dépivoter

Il est essentiel de bien structurer vos données avant de les analyser. En général :

• les colonnes doivent représenter des indicateurs (par exemple : chiffre d’affaires, marge, volume de ventes),
• les lignes doivent représenter des enregistrements (par exemple : une vente à une date donnée, pour un produit donné).

Si vos données ne sont pas dans ce format, vous devrez peut-être les pivoter ou les dépivoter :

Pivoter

Transforme des valeurs d’une colonne en nouvelles colonnes.
Exemple : transformer une colonne "Indicateur" avec "CA", "Marge", "Quantité" en trois colonnes séparées.

Dépivoter

Transforme plusieurs colonnes en lignes.
Exemple : regrouper des colonnes de mois en une seule colonne "Mois", avec une colonne "Valeur" associée.
Apprenez en 5 minutes quand et comment pivoter ou dépivoter vos colonnes dans Power Query grâce à ce tutoriel vidéo :

💡Bon à savoir : ne confondez pas pivoter, dépivoter et transposer !

Group By : regrouper et calculer

Le Group By (ou Regrouper par) est l’équivalent des fonctions Excel SOMME.SI, NB.SI, MOYENNE.SI et leurs versions multiples.

Exemples d’utilisation :

• Nombre de clients par magasin
• Somme du chiffre d’affaires par pays
• Répartition hommes/femmes par société
• Nombre de doublons par fichier

Pour devenir incollable sur le “Group By”, c’est par ici !

L'industrialisation de requêtes

L’industrialisation des requêtes est puissante mais complexe.
 Elle consiste à automatiser et généraliser les traitements répétitifs grâce à :

• Paramètres ou variables pour gérer les valeurs changeantes
• Fonctions / automates pour actions répétitives
• Table d’exemples ou prototypes servant de modèle
• Application de fonctions sur plusieurs fichiers/pages pour traiter en masse

Un exemple concret :
Vous souhaitez vous connecter à 100 pages web (ou bien 100 fichiers Excel) d'un seul coup, mais construire 100 requêtes différentes, c'est un peu la méthode de l'ancien monde....

Voici la bonne méthode :

• Vous créez une table d'exemples avec un paramètre {Page} ou {fichier}.
• Vous y faites les traitements que vous voulez, pour peu qu'ils soient aussi applicables sur les autres requêtes.
• Vous créez ensuite une fonction à partir de la requête car vous souhaitez l'appliquer sur 99 autres pages.
• Vous appliquez la fonction sur une liste de valeurs qui contient l'identifiant de chacune des 100 pages.
• Il ne vous reste plus qu'à développer les résultats et à charger les données dans Power BI Desktop pour construire des visuels. 

Tout est résumé dans l’infographie ci-dessous :

Mais si vous voulez vraiment creuser le sujet, rendez-vous ici !

Ce processus nécessite une bonne maîtrise du langage M, mais permet de traiter de gros volumes de données rapidement et de manière reproductible.